Web制作をやっていると、仕事を進めていくうえで意外と重要なのが「議事録」。
特にWeb業界は発注側と受注側による言った／言わないの水掛け論になってしまうとプロジェクトの成否に大きく影響してしまうので、打ち合わせの後は必ず議事録を残し、メンバーに共有するようにしています。
ただ、いろんなツールを使って試してみているのですが、議事録を書くツールってあまり「コレだ！」というものがなくて困ってたんですよね……。
ところが！ 最近たまたま使っていた「Dropbox Paper」というサービスで議事録を作るとめちゃくちゃ便利だという発見をしました。
革命的に使い勝手が違うというわけではないのですが、使っていて、随所に気持ちよさがあるツールだなと思うので、紹介します。
目次
クラウド上でドキュメントを作成・管理できるDropbox paper
そもそも、Dropboxは多くの方が活用しているクラウドストレージなのですが、「Dropbox Paper」もDropboxの派生サービスです。
2016年ごろにリリースされたみたいですが、そこまでメジャーになってない印象があります。
ドキュメントWeb上でやり取りできるという点においては、GoogleドキュメントやEvernoteでもできるっしょ、ということなんでしょうかね。
僕らの会社含めて、結構Googleドキュメントを使っている企業、個人が多いと思うので、Googleドキュメントとの対比という目線で見ていこうと思います。
▼UI的には、通常のDropboxとほとんど変わりません。フォルダを作って階層を分けて管理ができるというのは、当然ですが便利です。
このあたりの操作でうっすら気がつくのですが、Dropboxは動きが軽快なんですね。Googleドキュメントを管理するDriveは動きがもっさりしててちょっとダルいときがあります。
ずーーっと思ってるんだけど、GoogleDocsって重くない？ Dropbox Paperの方が遥かに軽快で使いやすいんだけど。
— シモツ@鹿児島 (@shimotsu_) April 19, 2018
▼フォルダ一覧からドキュメントを新規作成するまでのデモなんですが、かなりサクサクしててほとんどストレスありません。これは確実にGoogleドキュメントより軽快な実感があります。
デフォルトで備わってる「議事録フォーマット」が便利！
サクサクしているということ以上に、議事録作成にこのDropbox Paperを推したい理由は、デフォルトで備わってる「議事録」のフォーマットが便利だから。
百聞は一見に如かずなので先ほどと同じくデモの様子をご覧ください。
画面右端にある「議事録を作成」をクリックすると……、
議事録フォーマットがでる！
日時はもちろん、参加者や議題、ディスカッションした話題、アクションアイテムなど、議事録に必要十分な要素がフォーマットとして記載された状態で新規ドキュメントが作成できるのです。これがめちゃくちゃ便利なんだ……。
議事録のフォーマットって、書く人によっても微妙に違っていたり、同じ人でも意外とバラバラだったりします。それを統一できるという意味でも、すごく意義がある。
しかも、
- 日時
- 参加者
- 議題
- ディスカッション
- アクションアイテム
って、議事録を作るうえで必要な要素が初期にすべて揃ってるのもポイント高いです。
フォーマットが完璧なので、さらにここからいじる必要がないんですね。議事録として不十分だと、少し手を加える必要があってそれは面倒なので、これは助かる。
googleカレンダーとの連携が最高
しかもDropbox Paperが優れてるのは、Googleカレンダーと連携できて、カレンダーの予定と議事録が紐付けられるところ。
議事録って、基本的に打ち合わせとニコイチじゃないですか。そのあたりの気遣いがいい。
▼こんな感じで、Dropbox Paperの画面からGoogleカレンダー内の予定を指定すれば、その情報を引っ張ってきて議事録が作成できるようになります。
これはホントにすげえ便利。
リンクで共有し、不備や齟齬がある点には直接コメントしてもらう
そして、もちろんクラウド上で管理しているので、関係者にはリンクで共有し、疑問点や追記したい点にはそのままコメントしてもらえます。
▼こんな感じ。これに慣れちゃったら、オフラインのドキュメントでやり取りとかもう無理だよね…。
コメントも、「解決」「未解決」の状態が選択できて、todo管理にも役立ちます。こんなところにも配慮がなされてて、「Dropbox最高やん」となってしまう。
ディフェンスの仕事はどんどん省エネ化していく
議事録って、いかにして「ダルい作業をカットできるか」という勝負だと思うのです。
生産性は皆無。ただ、その後クリティカルな問題で揉めないためには必要な作業。いわば、「ディフェンスの仕事」だと思ってます。
そういうディフェンスの仕事はどんどん効率化していった方がいいでしょう。議事録の作成→関係者への共有なんてもうその典型。
あと、「そもそも議事録とかって必要なの？」という議論もあります。
最もベストな方法は、プロジェクターにこの議事録の画面を写しながら、全員で議論し、その内容をリアルタイムに筆記&確認するという方法だと思います。ただ、いつもそれができるというわけではないので、あくまで可能な場合の手段でしょう。
こちらもおすすめ
すべての行動に理由を持つことは、プロとしての必要条件である 
書くスキルUP すぐできる! 伝わる文章の書き方 確実に文章力がつく! 7つのステップ
コメントを残す